Tietopyynnön tekeminen

Perustuslain 12.2 §:n mukaan viranomaisen asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu.

Tietopyynnön toimitustavat

Asiakas voi esittää tietopyynnön myös suullisesti. Asiakaskäynnistä on hyvä sopia etukäteen ao. viranomaisen kanssa.

Ohjeita tietopyynnön tekemiseen

Pyyntö on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Asianomainen viranhaltija tarvittaessa avustaa tiedon pyytäjää yksilöimään tarvittavan asiakirjan. Pyynnön yksilöinnissä kannattaa käyttää tätä tietopyyntölomaketta tai kohdassa Tietopyyntö olevaa nettilomaketta. Yksilöity ja selkeä pyyntö helpottaa oikean tiedon löytymistä. Viranhaltija voi pyytää asiakkaalta tarvittaessa lisätietoja ja tarkennusta ennen vastauksen antamista.

Tietopyyntöön vastaaminen

Tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian. Julkisuuslaissa säädetään julkisen asiakirjan antamisen takarajaksi kaksi viikkoa tavanomaisissa tapauksissa ja kuukausi monimutkaisemmissa tapauksissa. Määräajoista huolimatta on tärkeää, että asiat ratkaistaan huolella ja että huolehditaan sekä tiedonsaantioikeuksista että salassa pidettävien tietojen suojasta.

Asiakirja annetaan pääsääntöisesti pyydetyssä muodossa. Jos asiakas haluaa asiakirjasta jäljennöksen, se toimitetaan pääsääntöisesti sähköpostitse. Sovittaessa vastauksen voi noutaa paperiversiona kaupungintalon asiointipisteen palvelusihteeriltä.

Asiakirjoihin on mahdollista tutustua myös kaupungintalolla. Tapaamisaika ja tietopyynnön aihe on silloin sovittava etukäteen.

Asiakirjoista perittävät maksut

Kaupunginhallitus päättää asiakirjoista perittävistä kohtuullisista kopio-, lunastus- ja lähetysmaksuista sekä mm. kaavoituspalveluiden kartoista ja muusta erityiskopioinnista perittävistä kopiointimaksuista. Voimassa olevat taksat ja maksut voit tarkistaa täätä: www.keuruu.fi/hallinto/talous/taksat-ja-maksut

Julkisuuslain 34 §:n perusteella kohtuullisista kopiointi- tai tulostuskuluista voidaan periä maksu. Jos asiakirja ei ole helposti löydettävissä asiakirjarekisteristä, tiedon esille hakemisesta aiheutuneita kustannuksia vastaava maksu voidaan myös periä (vastaa kaupunginhallituksen päätöksen kohtaa 2 Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antaminen).

Julkisen ja asianosaisjulkisen asiakirjan antamisesta ei julkisuuslain mukaan peritä maksua, kun:
1) asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti;
2) asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi;
3) julkinen sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse;
4) sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse;
5) pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin.

Katso myös

Lisätietoa tietopyynnön tekemisestä, asiakirjojen julkisuudesta, tietojen luovuttamisesta jne. tästä linkistä:

Ohje asiakirja- ja tietopyyntöjen käsittelyyn
(Kaupunginhallituksen päätös 27.6.2016 § 165)