Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja käyttötarkoitus

Keuruun kaupunki on tiedonhallintalain (906/2019) mukainen tiedohallintayksikkö, jonka on julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiakasrekistereistä.

 Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa kaupungin asiakkaille yleiskuvaus siitä, miten Keuruun kaupungin asiakasrekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle sekä yksilöimään tietopyynnön sisältö julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla. 

Asiarekisteri ja tiedonhallinta

Asiarekisteri on rekisteri vireillepannuista asioista sekä niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. asiarekisteriin kuuluvia tietoja on asianhallintajärjestelmässä ja toimialojen omissa operatiivisissa järjestelmissä sekä paperiaineistossa.

Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Jokaisella on viranoman toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Julkista asiakirjaa koskevaa tietopyyntöä ei tarvitse perustella.

Tietopyyntö esitetään ensisijaisesti kirjallisena. Tietopyynnön voi esittää suoraan asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai sen voi lähettää kaupungin kirjaamoon (Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.) tai toimittaa kaupungin asiointipisteeseen (Multiantie 5). Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu.

Julkisen ja asianomaisjulkisen asiakirjan antamisesta ei julkisuuslain mukaan peritä maksua, kun:

1. asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti
2. asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi
3. julkinen sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse
4. sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse
5. pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin.

Asiakirjasta annettavasta kopiosta voidaan kuitenkin periä kaupunginhallituksen päätöksen mukainen kopio-, lunastus- ja lähetysmaksu.  https://www.keuruu.fi/images/hallinto-ja_henkilostopalvelut/dokumentit/Kaupungin_asiakirjapalveluista_perittavat_maksut_1_1_2021_alkaen.pdf

Hakutekijät, joilla asiakirjoja voi hakea

Kaupungin asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekisteristä tai tietojärjestelmistä seuraavilla hakuperusteilla: 

• asiakirjan tai asian nimi
• asianumero (diaari)
• kiinteistötunnus
• henkilön nimi (asiakas, huoltaja tai päätöksentekijä)
• henkilötunnus 
• asian käsittelyvaiheet ja siinä tehdyt päätökset
• käsittelyprosessin tila (avoinna tai suljettu)
• asian vireillepanija
• päätöksentekijä
• valmistelija
• päivämäärä
• kokoelmatiedot

Tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Keuruun kaupungin tietovarantoja hallitaan tiedonohjaussuunnitelman avulla. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu tietosuojaselosteissa (https://www.keuruu.fi/info-ja-asiointi/tietosuoja/tietosuojaselosteet). Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttötarkoitus ja ylläpitoon käytetyt tietojärjestelmät sekä rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot.

Keuruun kaupungin tietovarannot toimialoittain:

Kaupunginhallitus

Perusturvapalvelut

Sivistyspalvelut

Tekniset palvelut